【長すぎる会議の弊害】１回あたりの適正な時間と時間帯とは

【2018年8月1日公開／2020年10月13日更新】

いまは何時かニー？
もう１９時だニー。

ある会社さまのプロジェクト会議に参加しているんだけど、
始まってもう２時間が経ったニー。

みんな、なんだか疲れているような気がするニー。

あとどのくらい、会議が続くのかニー？

会議時間の節約術?「話し合う内容から必要な時間」を考えるのではなく「取れる時間から話す内容」を組み立てよう

みなさんも長い会議にへきえきとしたことが一度はあるのではないでしょうか。
みんな長い会議をしたいわけではないのに、
ついつい長引いてしまったり、予定時間を過ぎてしまったり。

長引くと、集中力が切れ、議論も中途半端になることが少なくありません。
会議の適正な時間とは、どのくらいでしょうか。

まず、会議をセッティングするところから「時間の管理」は始まります。
膨大な量の議題をたった３０分で終わらせることもできませんし、
簡単なスケジュールの確認だけにもかかわらず３０分も要らないでしょう。

その時々によって、①話し合う内容から会議に使う時間を決める場合と、
②会議に使える時間から話し合う内容を決める場合があります。

本来は、話し合う内容に合わせて時間設定ができれば良いですが、
取れる時間も少ない中ではなかなか難しいこと。
また、話し合う内容に合わせて時間設定をすると、つい長く設定してしまうことが多くなるため、
現実的には「取れる時間」に合わせて話す内容を決めていく方がよいでしょう。

これは、「この仕事にかけられる時間は○時間だから、
そこから逆算すると××の方法で進めよう」と考える仕事の進め方と同じです。

会議も「取れる時間」から逆算した上で、どのように進めることが効率的かを考える、
そして会議の開始時にメンバーと目的・目標・方法を共有することが、
無駄に長引かせない一番のコツです。
（参考：　社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき３つのこと（３）方法　）

どうでしょう、皆さんの会議は時間設定はするものの「なんとなく」進行してはいませんか？

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会議の必要時間は、「１５分」を一単位として何単位するかで考える

会議に必要な時間やタイムスケジュールを検討するときは、
「１５分」を一単位として、何単位にするかを考えます。
例えば３０分間であれば二単位、１時間半であれば６単位となります。

なぜ１５分を人単位にするかの理由は、
「同じテーマで話し続けることの限界が１５分」だから。
今後会議に出席することがあれば、ぜひ観察してみてください。

テキパキと進行する会議、飽きない会議は、
おそらく５～１０分で議題や話す人が変わっているはず。
同じテーマで、話す人も議題も変わらず１５分経過すれば、
たとえどんなに意欲的な人であっても、集中力が切れてしまいます。

もし同じテーマで１５分以上経過してしまった場合は、
少し見方を変えた質問を投げかけてみたり、
違う人に進行を振ってみたりと工夫していくことが必要です。

少し話が逸れましたが、会議のタイムスケジュール設定をする際は、
１５分を一単位として設計します。
具体例を以下に示します。

（参考　「チェックインとは」：アイスブレイクは社内会議では使いにくい？簡単で実用的な会議の始めかた　）

ポイントは、「たられば」の要素を入れないこと。
「質問があれば延びる」「誰か一人が長く話せば延びる」
そんな要素を入れてしまうと、時間が読めないからです。

一人ひとり意見を述べるときは、「２分経ったらベル鳴らす」などして時間を区切っていきましょう。
意見を自由にかわすとき、しっかりと質問事項を受け付ける必要があり時間を読めないときは、
「どんなに長くてもこの時間には終わる」という時間を必ず決めておきましょう。

そして、会議時間の半分が経過した際
（３０分の会議であれば１５分の時点、２時間の会議であれば１時間の時点）に
アラームがなるようにセットするなど、
「時間を意識するタイミング」を作ると全員がしっかりと意識することができます。

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意外と重要！会議を開催する際に「避けるべき時間帯」とは

皆さんの会社では、社内会議の時間帯は決まっていますか？

営業は外回りが多く、みんなが集まる時間が夕方以降だから会議は１８時から、
月曜日の朝一はみんなが揃うから、
１０時から決まって会議…などある程度決まっている会社もあれば
「空いている時間にやってしまおう」という会社もあるかもしれません。

しかし、会議の種類によって、「この時間は避けたほうが良い」という時間帯があります。

定例会議の場合は「午前中」
クリエイティブな会議の場合は「終業時刻の１時間前からそれ以降の時間帯」です。

午前中は、最高に集中できる「脳のゴールデンタイム」です。
その時間にクリエイティブな会議をするならまだしも、
定例会議をすると勿体無い時間を過ごすことになります。

次に、「終わり間際の会議」は禁物です。
定例会議で「ある程度決まったことを共有するだけ」であれば問題ないでしょう。
しかし、クリエイティブな内容を話し合う場合、
終業時刻近くは脳が疲れきってしまい、いいアイデアが出てきません。

まとめると、クリエイティブな会議や活発な議論を交わすような
ミーティングをする場合は午前中に、
定例会議をするのであれば「おしり（終了時刻）を決めて」
終業時刻付近に行うのが良いでしょう。

なお、クリニックや歯科医院などにおいて、
たまに「休憩時間にミーティングを済ませる」ということがありますが、これも避けるべきでしょう。
休憩時間が潰れてしまう…という思いから積極的に参加する気を削いでしまうとともに、
「早く終われば良いのに」と思われるのが運の尽きです。

しっかりと時間を決めて「ここにいる全員で、この時間を良い時間にしよう」と
共に作り上げる環境づくりをすることも、
会議やミーティングを活性化させる重要なポイントです。

誰も望まないダラダラ会議から、早く脱却しましょう！

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