【事前準備不要】会議やミーティングで意見が出ない!空気が重たい…そんな時の解決策11

【事前準備不要】会議やミーティングで意見が出ない!空気が重たい…そんな時の解決策11

今日のミーティングは月曜日の朝イチだからか、なんとなくみんなのテンションが低いような気がするニー。

誰か意見はありますか?と言っても、「シーン」。
進行役の人もちょっと困っているニー。

こんな時、どうすれば良いかニー?

【簡単度★★★】空気の流れを変えてみる

会議やミーティングで意見を求めても「意見が出ない!」という時、ありますよね。
意見が出やすくなる場の作り方のコツ」や「会議の開始時に行うべき目的の共有」についてはすでに見ましたが、その場ですぐに雰囲気を変えたい!という時に備えて、今回は、事前準備なしですぐにできる簡単解決法をご紹介します。

【解決法1】空気を入れ替えてみる
窓を開ける、部屋の扉を開けて空気の入れ替えをします。また閉まっていたブラインドやカーテンを開けて光を取り入れるだけでも雰囲気が変わります。

【解決法2】体を動かしてみる
「少し体を動かしてみましょう」といって、一度席から立って肩を回したり、伸びをします。気分がリフレッシュするだけでなく、体を動かす過程で周囲の人との会話が生まれることによって、その後の意見が出やすくなるというメリットがあります。

【解決法3】軽快な音楽を流してみる
「シーン」とした雰囲気を避けたいとき、BGMを流すという方法が効果的です。ただし、J-POPなど知っている歌の場合、音楽に気をとられることもありますので、BGM用の音楽の方が適しています。インターネットで「BGM」と調べるとたくさん出てきますので、それらを利用するとよいでしょう。

【解決法4】飲み物やアメを配ってみる
少し「お疲れの様子だな」と感じた時は、飲み物やアメまたは小さいお菓子を配ってみるのも有効です。体を動かすときと同様、配る際に他の参加者との会話が生まれることにより、その後の話し合いにおいて意見が出やすくなることも多々あります。

【簡単度★★】時間の流れを変えてみる

【解決法5】休憩をはさんでみる
「それでは、少し休憩をはさみましょう」と伝え休憩時間を設けます。1時間や2時間といった限られた会議やミーティングでは、1分たりとも惜しいかもしれません。しかし、わずか2~3分の休憩が脳や体のリフレッシュにつながり、その後の話合いをスムーズにしてくれるかもしれません。解決法3(音楽を流す)や4(飲み物を配る)などと併せて行ってみてはいかがでしょうか。

【解決法6】ゆったりとした音楽を流してみる
話合いの場において、あえて「ゆったりとした音楽」(例えばイージーリスニング、ヒーリングなど)を流すというのも効果的です。体内時計のスピードを少し落とすのです。気分を落ち着かせることによって、考えを促すことができます。

【解決法7】目をつぶって自分の考えを整理する時間を作ってみる
解決法6と同様で、心をリラックスさせる方法として「目をつぶって考えてみる」という時間も有効です。あえて「シーン」とした空間を作るのです。1分間がとても長く感じるでしょう。「ここで少し、気分を変えてみましょう。1分間時間をとりますので、目をつぶってここまでの自分の考えを整理してみてください」と伝えてみましょう。

【簡単度★★★】進行の流れを変えてみる

【解決法8】少人数(2~3人)での対話を入れる
全員の前ではなかなか意見を言えなくても、少人数のグループの中では意見は述べやすいもの。あえて2~3人の小グループを作って「○○について話してください」とテーマを設定するのも効果的です。その後、「どんな意見が出ましたか?」と全体で共有すれば、意見もスムーズに発表してくれます。

【解決法9】1人1人話をしてもらう
「それでは、ここまでを踏まえてどのような感想を持っているか、1人ずつ話してみてください」と、一人ひとり話す機会を作るのも効果的です。半ば強制的であったとしても、その意見が呼び水となって次の意見につながることがあるからです。ただし、毎回「全員話してください」と指名すると「指名されてからしか答えない」という雰囲気になってしまいますので、一会議につき一回が限度だと思っておきましょう。

【解決法10】グループを変えて話してみる
話合いをする際に作っていた「グループ」を変えるというのも、雰囲気を変える有効な方法です。「これまで話していた方とは違う方とグループ(ペア)を作ってください」とアナウンスし、新しい方と話してみるとよいでしょう。

【解決法11】レイアウトを変えてみる
例えば、スクール形式を島形式にしたり、コの字型を机を取って椅子だけにしてみるなど、レイアウトを変えるとがらりと空気が変わります。「少し気分を変えてレイアウトを変えてみましょう」あるいは、「これからペアで話し合っていただく時間が多いので、移動しやすいように机を脇に寄せて椅子だけにしましょう」などと伝えてレイアウト変更してみてください。机やいすを動かす共同作業が、互いのコミュニケーションを生むという効果もあります。

■まとめ

今回は、「意見が出ない」「空気が重い」「なんだか眠そうだ…」そんな時に事前準備なしで対応できる方法をお伝えしてきました。

1 空気を入れ替えてみる
2 体を動かしてみる
3 軽快な音楽を流してみる
4 飲み物やアメを配ってみる
5 休憩をはさんでみる
6 ゆったりとした音楽を流してみる
7 目をつぶって自分の考えを整理する時間を作ってみる
8 少人数(2~3人)での対話を入れる
9 1人1人話をしてもらう
10 グループを変えて話してみる
11 レイアウトを変えてみる

進行役や他の参加者がいくら意味のある話をしていても、集中できていない状況だと勿体ないですよね。

参加者が宙を見つめている、あくびをかみ殺している姿が散見される、そんなサインをキャッチしたら、ぜひ試しにやってはいかがでしょうか。