【プロジェクト型　就業規則作成】リーダーが知っておきたい個別面談のイロハ

【2019年2月6日公開／2024年5月23日更新】

今日はプロジェクトメンバーのみなさんと個別に面談する日だニー。

普段は、複数のプロジェクトメンバーで話をするけど、今日はじっくり１対１で話ができるから、とても貴重な機会だニー。

「この人は無口だな」と思っている人でも、個別に話すと意外とたくさん話してくれたりするニー。

相手の話に対し、自分の耳を傾け、「良く聴く」ことはとっても大切だと感じるニー。

プロジェクトの合間に「個別面談」が必要な理由・メリット

プロジェクトを毎月実施する中で、必ずと言っていいほど「肝」になるもの、それが「個別面談」です。

プロジェクトでも顔を合わせているにもかかわらず、なぜ個別面談が必要なのか。

理由は２つあります。

１つは「発散する場」をつくるため。

人が行動を起こすのは「自分がそうした方が良いと思った時だけ」です。

さらに言えば、自分がそうした方が良いと思うのは、「発散」を有効活用する方法でも触れたとおり、自分の内に意見を秘めておくのではなく、しっかりと自分の意見を吐きだした後からです。

特に、個別面談という「安心安全な場」を確保した中で発散できる機会をつくることで、普段なかなか言えないことを口に出してもらう（もらいやすくする）目的があります。

もう１つは「信頼関係」を築くため。

人は、自分の話を親身になって聴いてもらった時「認めてもらえている」と感じます。

例えば親子間や夫婦間で会話するときに「テレビを見ながら生返事をされる」のと「顔を向けて目を見て返事をされる」のでは、話し手としては全く印象が違うと思います。

ある若手研修の中で、必ずいれるカリキュラムの一つに「同期同志で悩みを共有する」というものがあります。

「解決しようとはしなくてよいです、ただ話を聴いてあげて、質問したり、自分がどう感じたかなどを共有してください」とだけ伝えます。

すると、会話時間はたった１０分間ですが、自分の悩みを話した受講生は顔が明るくなり、一様に「スッキリした」と話します。

これは「相手に聞いてもらえた」という安心感から、承認欲求が満たされている状態だからです。

プロジェクトも同じで、途中で個別面談をして話を聴くことで「あなたの話を聴いていますよ」「あなたの存在を認めていますよ」というメッセージになり、互いに信頼関係を築くための促進につながります。

■よく読まれているコラム
【プロジェクト型　就業規則作成】雛形ではない「オリジナル就業規則」

【チェックポイント付】社内プロジェクトの成功を左右するメンバーの選定方法７のコツ

その面談、本当に機能していますか？個人面談をするときに気をつけたい１０のポイント

個別面談を実施する時期・タイミング・話す内容、テーマは？

（１）プログラムの２割ほど進行した時がオススメ！

個別面談を実施するのは、プロジェクト全体の２割程度進行したタイミングが適しています。

例えば１年間のプロジェクトであれば、２から３ヶ月目というわけです。

個別面談を実施する意味は「リーダーの想いを伝える」のではなく「メンバーの想いを聴くこと」です。
ですから、プロジェクト開始直後では「プロジェクトが何かもわかっていない状態」であり、意見を求められても「特に…」ということがあるからです。

（２）最大限のオープンクエスチョンで

話す内容は、正直なところ、どんなことでも構いません。

・プロジェクト始まったけれど、正直なところあなたの気持ちはどう？
・３ヶ月前の自分と今の自分をくらべて、何か変わったところある？
・普段仕事をしていて、「いいところ」と「もっとこうなれば良いのにな」と思うところは？

など。
大切なことは、「聴く」ことです。そのために「相手に話してもらう」ことです。

ですから、質問は「オープンクエスチョン」（答えがYes、Noで答えられないような質問）をしましょう。

「今言ったことって、◎◎ということ？」とこちらが答えを提示するのではなく
「今言ったことって、例えばどういうこと？」と聴く。

「プロジェクトをやっている意味がわからないって言ったけど、それはね」と説明しはじめるのではなく
「プロジェクトをやっている意味がわからない？」とそのまま繰り返す。

すると、相手はどんどん話してくれるはずです。

（３）実施日・話す内容は前もって知らせておく

時期・面談する内容に関してもう一つ大切なことは「この日に面談するよ」「だいたいこんな話をしようと思っているよ」ということは、少なくとも１週間、できれば２週間前までには伝えておきましょう。

「今日やるよ！」というとあまりに唐突で心の準備が出来ていないだけでなく、仕事を急に切り上げて面談を行うと、仕事が気になって集中できないことがあるからです。

何より、リーダー自身も「落ち着いた環境」で話してもらうことが大切だと思いますから！

■よく読まれているコラム
「面談が苦手」から解放！「上手くいかせる進め方」があった～効果的な面談の流れ

【プロジェクト型　就業規則作成】プロジェクトを一気に加速させるたった１つの秘訣

個別面談の時に、「ついつい」やってしまっている３つの失敗

「せっかく設定した個別面談だし、いい場にしよう！」その想いはとても大切ですが、想いのあまりついつい「やってしまっていること」があります。

列挙すると、「そんなわかりやすい失敗例流行っていない」と思われるかもしれませんが、「ついつい」やってしまっていることが多いもの。
ぜひ、意識してみてくださいね。

■よく読まれているコラム
【長すぎる会議の弊害】１回あたりの適正な時間と時間帯とは

部下との面談、質問事項はどうする？目的別の質問サンプル付

【プロジェクト型　就業規則作成】雛形ではない「オリジナル就業規則」