【脱・だらだら会議】議題を共有することの意味とその方法

今日は、お客様の会議に出席しているニー。

あれ？
参加されている方が、少し「受け身」になっているのが気になるニー。

どうしたらもっと積極的に参加できるようになるのかニー。

そもそも、議題が共有できていないから「今日はどんな事を話すのか」も進行役の人にまかせっきりになっているニー。

議題をまず共有することから始めた方がよいのニーな。

議題の共有をしない会議は、糸の切れた凧と同じ

みなさん、「会議の大テーマ（○○について話し合う）」は知っているけれど、その進行順は「進行役のみぞ知る」という会議に出席されたことはありませんか。

これまでのコラムで、会議でもミーティングでも、①目的の共有、②目標の共有、③方法の共有が必要だという話は述べてきました。
（参考リンク社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき３つのこと(１)目的、社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき３つのこと（2）目標の設定、社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき３つのこと（3）方法）

会議を始めるときにはこの３つを共有することが大切ですが、③方法のひとつである「議題の共有」について、今日は少し掘り下げていきます。

そもそも、「議題」とは何のために必要なのでしょか。
会議の進行役だけが知っていたとしたら、どんな問題があるのでしょうか。

その理由は２つです。

１つは、「安心感」です。
どこか旅に出るとき、「○○に行くからとりあえず車に乗って！」と言われるより、どうやっていくのか、どんな道をたどるのかを共有することで、参加者は安心することが出来ます。
当然、「道順なんて興味が無い」という方もいらっしゃいますが、全員ではありません。
道順（どのような内容の話し合いをするのか）を聞いて安心する人が例え一人でもいるのであれば、共有することで「会議の質」が高まります。

もう１つは、「計画性」です。
こちらは、「進行役」の方にとっての意味合いです。
進行役のアタマの中にだけ「大よその議題」がある状態で進める会議と、参加者全員がしっかりと「議題」を共有した中で進める会議、どのように違うでしょう。

参加者の意識も違うことはもちろんのこと、進行役としても「決められた議題に則って進めよう」という意識が芽生えます。そうなると、不思議なもので自然と「事前にしっかりと会議の流れの組み立てをしよう」という心理が働きます。
つまり、「進行内容を進行役しか知らない」という場面においては、「何となく進めれば出来るだろう」と思いがちですが、「全員に共有する」となると、それ相応の準備を進めるというわけです。
もし、進行役自身が「何となく」会議を進めたら…それは、糸の切れた凧のように、どこに飛んでいくか分かりません。

参加者にとっても、進行役にとっても意味のある「議題」。
それでは、どんなことをあらかじめ決め、どこまで共有すべきなのでしょうか。

共有する議題の作り方と、完成後のチェック方法

議題とは、「何を話し合うか」です。
例えば、「朝礼」といっても、いきなりスケジュール確認はしませんよね。

あるいは、新商品開発会議をすると一口にいっても、新商品の性能を話し合うのか、スケジュールなのか、役割分担なのか、何を話し合うかは分かりません。

それらを、「進行役も参加者も」認識しながら進めるということです。

いくつか例を出してみましょう。

最低限、上記の内容を共有しましょう。
大よそではありますが「今日はどんな内容を取り上げるのか」ということが分かると思います。

もし「この内容で大丈夫かな？」と思ったら、参加者の一人、あるいはまったく別の人に見せて「大体イメージつく？」と確認してみましょう。

なお、その会議・ミーティングが３０分を超えるようであれば、タイムスケジュール（各議題に何分ほど使う予定か）も共有しておくと、さらにスムーズに進みます。

人は「消しこむこと」で達成感を感じる

ここからは、弊社で研修や人事プロジェクトミーティングを行う際に実際に取り組んでいる「ひと工夫」をお伝えします。

１．「議題」の明確化
これは、常に議題が確認できる状況にするという意味です。

例えば、パワーポイント（スライド）で議題を共有しても、次のスライドにめくると議題が無くなってしまいます。

そのため、ホワイトボードの左側に議題を書く、A3ほどの紙に印刷しておいて壁に貼るなどをします。

参加者が「次、何をするのかな」と思った時に確認できる状態にあることで、「現在の議論」に集中できるようにするためです。

なお、どうしても書けない・貼れない場合は、配布レジュメに書いておく場合もありますが、出来れば「全員で」確認できるのがベターです。

２．「終わったこと」の見える化

例えば、議題をホワイトボードに書きだしていた場合、各議題が終わったら、赤いホワイトボードマーカーで「消しこみ」ます。

「仕事のタスク」と同じ。
目的は２つ。
終わると赤いペンで消していくと達成感が感じられるということ。

もう１つは、「次のステップに進む」という気持ちになるためです。

時に「何となく次の議題にうつっている？」「あれ、今の議論はどうなったの？」と感じる会議に出席することがあります。
それでは、せっかくの議論が台無しです。

全員で議題を共有したうえで、「今の話は○○でした、では次に行きましょう」と認識すると、一気に場が締まります。