絶対に身につけておきたい、会議・ミーティング・研修でのスライドの作り方【基本編】

絶対に身につけておきたい、会議・ミーティング・研修でのスライドの作り方【基本編】

今日は、お客様の経営会議にやってきたニー。

資料は配らず、作ったスライドをプロジェクターに映して説明しているニー。

よく作り込まれたスライドだニー。

でももう少し、文字が大きかったら見やすいのニー。

文字が小さくて見えないから、途中で集中力が切れて、「話のまいご」になっている人がいるニーな。

話の主役はあくまでも「内容」であって「スライド」ではない

会議に出席すると、いろいろなスライドの使い方に遭遇します。

例えば、みなさんが次のようなケースに出会ったことはないでしょうか。

・発表者も覗き込まなければ見えないほど、文字の小さいスライド
・スライドに書かれている文字を読み上げるだけの発表
・スライドに表示された文字は大きいけれど、あまりに要点しか書かれておらず、発表者の話が長い場合
・アニメーションが多用されており、話に集中できないスライド

このように、会議資料を作っているうちに、「何を伝えるか」ではなく「スライド(資料)づくり」に夢中になってしまうケースはよくあります。

ここで、改めて確認すると、「プレゼン」の語源は「プレゼント」であると言われています。

話し手から聞き手に贈るプレゼント。
そのプレゼントに花を添えるのが、「資料」であり「スライド」です。

みなさんが作るスライドは、「主役」になってしまっていませんか?
今回は、会議やミーティングで話をするときの資料として利用する「スライドづくり」の基本的なコツを見ていきたいと思います。

「会議で使う資料をスライドで作って」その指示が不毛な会議を生み出す根源です!

突然ですが、もしみなさんが料理を作れると仮定して、「5人分の料理を作ってほしい」とだけ言われたら、「わかった!」と言ってすぐに料理に取りかかりますか?

多くの人は、「和洋中の希望はあるのか、年齢層は?どんな場(友達どおし、仕事関係)?お酒を飲むのか」などを確認されるのではないでしょうか。

もし、「自分が料理をすること」を中心に考えている人は、特に何も考えずに作り始めるかもしれません。
しかし、多くの方は「作った料理を食べてもらうこと」を考えるため、「作ったその料理が、どのような場で、どのように食べられるのか」が気になるのです。

スライドづくりも同じです。

「スライドを作ること」を中心に考えるのではなく、「作ったスライドが、どのような場で、どのように活かされるのか」を知らなければ、意味のあるスライドにはならないということです。

ですから、単に「会議で使う資料をスライドで作って」という曖昧な指示を出すと、

Aさんは、「わかりました!」とすぐに取り掛かる
Bさんは、「何の会議で、誰が参加するのか、配布されるのか」と確認してから取り掛かる

という、「人によって成果が違う」ということになりかねません。

指示を出す方も、指示を受ける方も、スライドを作り始める前には、次のチェックポイントを押さえてから作成しましょう。

1.配布されるのか、しないのか。
配布されるとすれば、紙なのか、データなのか
→文字の大きさ、分量(枚数)、フォント、アニメーションの有無に関係します。

2.参加者の属性は(社内/社内のことをよく知る外部/社内のこと知らない外部)
→用いる言葉(社内用語や専門用語の有無)、略語の有無(例:DB(データベース/Dropbox)、MTG(ミーティング)など)に関係します。

3.参加者の年齢層は
→文字の大きさ、フォントに関係します。

4.参加人数・部屋の広さは
→文字の大きさ、話している場所の表示方法(指し棒やレーザーポインターが有効な人数か)、アニメーションの有無に関係します。

5.フォーマット(決められた形式)の有無
→ある程度決められた流れや表示のルールがあるのか、自由に作って良いのかに関係します。

6.この資料(プレゼン)から生まれる可能性のある利益は
→作り込み度合い、かける時間に関係します。

作った!プレゼンだ!「ま・み・む・め・も」が無いかチェックしよう

それでは次に、「スライド作りのポイント」をお伝えしていこうと思います。
今回は、「どのような完成物を目指すのか」という点から逆算したいと思います。

つまり、「作ったスライドがどういう状態であれば(なければ)良いのか」を考えて、そのためのステップを考えていきます。

理想的なスライドとは、実際にプレゼンするときに「ま・み・む・め・も」がない状態です。

まいご
 →資料のどこを話しているのかわからない状態

みえない
 →文字が小さすぎて、見えない状態

むづかしい
 →書かれている内容が難しい、専門用語が多用されていて理解ができない状態

めがおよぐ
 →アニメーションが多すぎて話に集中できず、目が泳ぐ状態

もったいない
 →タイトルや要点しか書いておらず「これをわざわざスライドで表示させる必要ある?」という印象を受ける状態
 →余白の使い方がもったいない状態

スライド作成、これだけ押さえれば「基本」はクリア!5つのポイント

それでは、「ま・み・む・め・も」が起こらないためのスライドづくりのポイントをお伝えしましょう。

1.文字のポイントは、原則24ポイント以上
→会場が広い場合や参加者が50人を超えるような場合は、最低28ポイント以上
→配布資料があり、表など細かいものを載せる場合は、20ポイントまで落としてOK
(それ以下のポイントに下げると、手元資料ばかりみるようになり、「まいご」になります)

2.一つのプレゼンで使用するフォント・文字のカラーは「2種類」まで
→できれば1種類のフォント・文字のカラーで統一する
→強調したいときだけ別フォント・カラーを使っても構わないが、多くても2種類以内でおさめる

3.「アニメーションは使わない」が原則
→アニメーションを使っても、配布資料には印刷される(配布資料用に別スライドを作った場合は別ですが)
→強調したいとき、あるいは出題形式にして参加者の興味を引きたい場合のみ、限定的に使用可

4.「資料は(プレゼンを聞かなくても)見たら8割方理解できる」が原則。プレゼンに頼らない
→スライドは「書き過ぎてもダメ」「書かなすぎてもダメ」。
プレゼンを聞く前に資料を見た人が「だいたいこんな内容を話すのだな」と8割くらいわかる状態が理想です
→いくらスライドはプレゼンの脇役だとしても、あまりにスライドの内容が少ない状態では、参加者の集中力が途切れてしまう

5.タイトルスライドの次には「アジェンダ(発表内容の骨子)」を必ず入れる
→プレゼンが10分であろうと1時間であろうと、「今から話す内容はどんな内容なのか」を先に説明する
(例:3つのパートに分けて説明します。1つ目は・・・2つ目は・・・3つ目は・・・)

■まとめ

今回は、スライドづくりについてみてきました。

1.スライドは「主役」ではなく、「脇役」であること
2.プレゼンは、話し手から聞き手へのプレゼントであること

3.スライドを作る前に確認しておきたいポイント
(1)配布されるのか、しないのか。
(2)参加者の属性は
(3)参加者の年齢層は
(4)参加人数・部屋の広さは
(5)フォーマット(決められた形式)の有無
(6)この資料(プレゼン)から生まれる可能性のある利益は

4.絶対に避けたい「ま・み・む・め・も」
(1)まいご
(2)みえない
(3)むづかしい
(4)めがおよぐ
(5)もったいない

5.これだけ押さえる!スライドづくりのポイント
(1)文字のポイントは、原則24ポイント以上
(2)一つのプレゼンで使用するフォント・文字のカラーは「2種類」まで
(3)「アニメーションは使わない」が原則
(4)「資料は(プレゼンを聞かなくても)見たら8割方理解できる」が原則。プレゼンに頼らない
(5)タイトルスライドの次には「アジェンダ(発表内容の骨子)」を必ず入れる

慣れないうちは、上の5つをクリアしているかチェックするだけでも、スッキリとした見やすいスライドになります。

慣れている方も、今一度「ま・み・む・め・も」が起こっていないかチェックしてみてくださいね。