その面談、本当に機能していますか?個人面談をするときに気をつけたい10のポイント

その面談、本当に機能していますか?個人面談をするときに気をつけたい10のポイント

【2019年6月6日更新】

今日は、個人面談だニー。

一人ひとりとしっかり・じっくり話せるいい機会だニー。

あれ…でも何だか、部下から話を聴くというより、上司が一方的に話している場になっているニー!

これでは、個人面談の効果が半減だニー…。

個人面談の目的は「聴くこと」であり「伝えること」ではない

弊社が人事プロジェクトを行う際、必ずと言っていいほど、
プロジェクトミーティングとは別に「個別(1対1あるい1対2)で話す場」を設けます。

なぜなら、ミーティングでは1対複数となるため、
どうしても個別に話を伺う時間が限られてしまうからです。

つまり、個人面談は一人ひとりとしっかり話ができる絶好の機会なのですが、
一歩間違えるとその意味を果たさなくなることもしばしばです。

これを読まれている皆さんの中にも、
評価面談や育成面談など、「個人面談」をする機会がおありのことと思います。

今回は、「個人面談」の場において特に注意しておきたいポイントを見ていきましょう。

まず1つ目。
それは、個人面談は「相手の話を聴く事」が目的であることを認識しましょう。

時に、面談と言っておきながら一方的に上役の方が話していることを目にしますが、
これは形を変えた「指導」です。

まず自分の中のスイッチを「聴く」に入れてください。

そのうえで聴く時のポイントは、次の5つです。

1.話している内容について否定しない
2.目を見て聴く・聴くときに笑顔を忘れない
3.間(無言の空間)をおそれない
4.最後まで話を聴く(途中で横入り・自分の話にすり替えない)
5.向かい合って話を聴くのではなく、時計の「9時の形」(90°)がベスト

その一言で場が凍りつく!?「安心・安全な場」であることを醸し出していますか

「何でも思ったことは言ってね」と言いながら、その顔がこわばっている、
あるいは意見を言った途端反論する…説教する…そんなことになってはいないでしょうか。

みなさんが思っている以上に、後輩・部下の方はみなさんの表情、言葉づかい、空気感を読み取っています。

この場は安心して話しても良い場所なのだと認識できなければ、なかなか本音が出てくることもないでしょう。

ではどうすれば良いか。

安心・安全な場であることを表現するための4つのポイントは次のとおりです。

1.面談の目的を伝える
(例)
GOOD! 今の○○さんの考えていることをざっくばらんに聞こうと思っている、
この半年間の仕事について○○さんが感じた良かった点・改善点を聴きたい

NG×   会社(社長)に言われたのでとりあえずやっている、目的を言わずにいきなり始める

 

2.みんなに聞いている質問だと伝える
(例)
GOOD! この質問はみんなに尋ねているんだけど○○についてどう思う?
(自分だけに聞かれているのではないんだ、という安心感)

NG×  ○○についてあなたはどう思う?(質問の意図が図れないと不安になる)

 

3.この話はここだけだと伝える
(例)
GOOD! 今日話してもらった内容は、業務に活かしていくことはあっても、
他の誰かに話したりすることはないから安心してね

NG×  (話を聴いて)それはすぐに××に伝えよう

 

4.答えに正解・不正解があるわけではないと伝える
(例)
GOOD! 「こう答えなければならない」という正解があるわけではないから、自由に思ったことを話してね。
(話を聴いて)○○さんは××と考えているのか、と復唱あるいは確認する(評価を入れない)

NG×  (話を聴いて)その答えは良いな、その考えはちょっとよくないんじゃないか(評価を入れる)

最終的に大切なことは「○○関係」

ここまで、個人面談ですぐに使えるテクニックをお伝えしてきました。
しかし、忘れてはならないことがあります。

それは、個人面談でしっかりと話ができるかどうかのポイントで一番大切なことは「信頼関係」だということ。

例えば、みなさんが普段から「この人のことは尊敬できないな」「○○さんのことは信じられない」と思っている人には、いくら個人面談と言う場があり、良い雰囲気を醸し出されていたとしても本音は話しづらいのではないでしょうか。

普段から、人として正しい行動や、相手のことを否定しない、しっかり話を聴くといった行動をしていることが、何より個人面談のテクニックが活きてくるコツであるといえます。

 

■まとめ

個人面談を行う時に気を付けるポイントについて、10コのポイントを見てきました。

【前提として】互いに信頼関係を築いていること

【聴き方のコツ】
1.自分の中の「聴く」スイッチを入れ、「話す」スイッチを切っておく
2.話している内容について否定しない
3.目を見て聴く・聴くときに笑顔を忘れない
4.間(無言の空間)をおそれない
5.最後まで話を聴く(途中で横入り・自分の話にすり替えない)
6.向かい合って話を聴くのではなく、時計の「9時の形」(90°)がベスト

【雰囲気づくりのコツ】
1.面談の目的を伝える
2.みんなに聞いている質問だと伝える
3.この話はここだけだと伝える
4.答えに正解・不正解があるわけではないと伝える