【事前準備不要】会議・ミーティング・研修時に緊張感が漂っているときに使えるワザ5選

【事前準備不要】会議・ミーティング・研修時に緊張感が漂っているときに使えるワザ5選

今日は、これから1年間かけて人事の新プロジェクトを進めるにあたって、
全社員さんとともにキックオフミーティングをするニー。

お、始まった始まった!

あれ…なんだか緊張感が漂っているニー。
居心地が悪いニー。

何とかならないニーかな~。

緊張感の理由は、自分?参加者?それとも、環境?

会議やミーティング、研修が始まるとき、何やら緊張感が漂っていること、ありますよね。
そんな時にどう対応すればよいのでしょうか。

今回ご紹介する方法は事前準備なしですぐに使えるものですので、頭に入れておくととても便利です。

まず、緊張感が漂う理由を考えてみましょう。考えられる要因は①自分自身(進行役)、②参加者、③環境が挙げられます。

①の自分自身とは、進行役自身が経験が少ない、あるいは準備不足で緊張している場合などが考えられます。

②の参加者とは、どんなことが始まるのか分からず緊張している場合や、重役の方が出席される中意見を求められる場合、初対面の方が集まる場面などが考えられます。

③の環境とは、会議や研修が始まる前から無音状態(シーンとした状態)が続いている場合や、座席が対面で人の顔が良く見える時などが考えられます。

簡単に実践できる緊張を取り除く方法

先ほどは、緊張感が漂う要因を見てきました。要因はもちろん1つだけでなく、複数の要素が重なっているときもあります。
その複数の要素に対して簡単に対応できる「5つの対処法」をご紹介します。

みなさんが置かれた状況の中で「これだったら出来そうだな」と感じたものをぜひ実践してみてください。

(1)進行役も含めた参加者同志が協働する
例えば、机を一緒に動かす、名札を作る、チェックイン(簡単な自己紹介)をする、飲み物をみんなで準備し配るなどが考えられます。

(2)参加者が息を吐き出す機会(話す機会)を作る
緊張感が漂う中「全員の前で話す」ことはさらに緊張感が増す可能性が高いので、ペア(2人組)やトリオ(3人組)くらいの小グループをつくり、その中で話し合う時間を作り、そのあと全体共有すると意見が出やすくなります。

(3)体を動かす時間を作る
会議や研修が始まりある程度時間が経ったところで、「少し体を動かしてみましょう。立ってください!」と立ってもらい、簡単な体操を行います。

(4)音楽を流す・窓(ブラインド)を開ける
リラックスした環境づくりを行います。音楽は事前準備していなくとも、インターネットがつながる環境であれば、スマートフォンやPCで「BGM」と検索すると様々なジャンルの音楽が出てきます。また、「窓を開けて空気を入れ替えましょう」と言って窓を開ける、あるいはブラインドを上げるだけでも、少しリラックスしたムードが漂います。

(5)机を取っ払い、椅子だけにする、あるいは床に座ってみる
机は何かものを書いたりするときは便利ですが、その分相手との心理的距離があいてしまいます。緊張感が漂っているなと感じた時は、ぜひ思い切って机を会議室の脇に寄せて無くしてみてください。意外と距離が縮まるものですよ。

いつまでたっても「参加者の緊張」が無くならない。これは別のところに原因がある可能性アリ

会議やミーティングの回を重ねても、あるいはレイアウト変更やお茶の準備など環境を整えても、それでもなお参加者に緊張感が漂っていて意見が出ない…そんな場合は、根本的な原因が「別のこと」にあるケースが多々あります。

「別のこと」とは何でしょうか。
それは、人間関係、社風など。

つまり、参加者の一人に「声の大きい人」がおり「意見を出してもムダ」と思っている、普段から意見が通らない社風が根付いてしまっている、心の中にあふれんばかりの会社に対する不満があるといった場合です。
これでは、いくら環境を整えても、回数を重ねても良くなりません。

この場合は、発散する場を設ける(参考コラム:「会社に対する不満」を有効に活用!爆発させることで次に進めるたった1つの方法とは)ことで解消するなど、別の工夫を行っていきましょう。

■まとめ

今回は、緊張感が漂う場合のすぐに実践できる解決方法を見てきました。
弊社自身、色々な会議・ミーティング・研修を行ってきた中で、以下の(1)~(5)で効果が出ることは実証済みです。

(1)進行役も含めた参加者同志が協働する
(2)参加者が息を吐き出す機会(話す機会)を作る
(3)体を動かす時間を作る
(4)音楽を流す・窓(ブラインド)を開ける
(5)机を取っ払い、椅子だけにする、あるいは床に座ってみる

ぜひ、その状況に応じて、取り組んでみてくださいね。