【プロジェクト型 就業規則作成】ハンドブックを作る3つのメリットと作り方解説

【プロジェクト型 就業規則作成】ハンドブックを作る3つのメリットと作り方解説

今日はプロジェクトで「ハンドブックづくり」について相談をするニー。

ハンドブックというのは、就業規則の内容や、自分たちが大切にする働き方を「小冊子」にまとめたものだニー。

作成しても、作成しなくても、
あるいは、手作りでも、デザイナーを入れてきれいに作成してもどちらでもよいニー。

何のためにプロジェクトをやってきたか、就業規則を作ったのか、その目的を確認しながら、ハンドブックを作るかどうか、話し合うニーよ。

ハンドブックを作る3つのメリット

ハンドブックというのは、就業規則や自分たちが大切にする働き方をまとめた「小冊子」あるいは「紙」のことを指します。

就業規則の内容が固まり、プロジェクトも終盤に差し掛かると、「ハンドブックにするかどうか」「するならば、どのような内容を盛り込むか」を話し合います。

会社の意向次第ですので、強制はしませんが、ハンドブックにまとめることの3つのメリットをお伝えします。

1.「読んでみようかな」と興味を引くことができる

いくら就業規則自体を分かりやすくまとめたとしても、「就業規則を読んでみよう!」とはなかなかなりにくいもの。

興味を持つ取っ掛かりとして、ハンドブックはとても優れています。

実際に、「就業規則づくり」を依頼された際に、「こんなハンドブックは作りますか?」とお見せすると、「これいいね」と、就業規則よりも読んでくださる確率が高いです。

2.自社の働き方が、より分かりやすい言葉で伝えることができる

想像してみてください。

自分がこれまで経験してきた職場での経験について
「400字詰めの原稿用紙に作文してください」と言われるのと、
「絵本にまとめますので話してください」と言われるのとでは、内容が変わりませんか。

それと同じで、「ハンドブックにまとめよう」と思うと、より平易な言葉で表現しようとします。

結果的に、「分かりやすい言葉で表現された物」が出来上がることになります。

3.入社する方、社員の家族、取引先にも渡せる「差別化ツール」になる

会社説明会でいくら社長が熱く語っても、「聴くだけ」ではなかなか伝わりません。

(明石家さんまさんほどの腕があれば別ですが…)

そんなとき、「これが私たちが大切にする働き方です」と冊子一つ渡してみてはどうでしょう。
ちょっと読んでみようかな、そう思います。

家族や取引先に手渡すことも出来ます。

ハンドブックづくりは、3つのステップで出来上がる

いざハンドブックを作ろうと思った時、何から手を付けていけばよいでしょうか。

次の3つのステップで検討・作成していきましょう

ステップ1
就業規則や、プロジェクトで行ったワークの成果物から、「何を書くか」を選定する

・社員として「働くうえでこれ気になる」という点
(例:勤務時間や休日、お給料日など)

・会社として大切にすることのメッセージ
(例:価値観のワーク行動指針・コンピテンシーワーク

 

ステップ2
どんな風にまとめるかを話し合う

・ワードで作成する
・パワーポイントで作成する
・原稿を作り、デザイナーに依頼する

 

ステップ3
作業する

実際に3ステップに必要な時間は、5時間程度です。
その5時間を惜しまなければ、上記の「3つのメリット」が感じられますので、ぜひ作成してみてはいかがでしょうか。

様々なハンドブック事例紹介 5選

ここでは、これまでに作成したハンドブックをご紹介します。

1.就業規則の内容(主に就労環境関係)をピックアップしたもの

パートタイマーの方が多い場合で「パートタイマー規則」を作った場合は、パートタイマーさん用を作成することもあります。

2.給与明細の見方から育児休業に関する制度など「気になる点」を集めたもの

3.カルタ形式(あいうえお作文)にしたもの

4.業務マニュアルを兼ねたもの

5.行動規範や社是、会社の歴史を自分たちの言葉でまとめたもの

どのような内容にするか正解は無く、ぜひ「こんなものがあったらワクワクする」「嬉しくなってつい渡したくなる」そんなハンドブック(冊子)を作ってみてくださいね。

なお、これらはすべて、「デザイン」を入れず、ワードやパワーポイントで作成したものです。

キレイにまとめることもポイントではありますが、キレイさを求めて「人任せ」にしては意味がありません。

より自分たちの思いが込められているかどうかが大切です。
また、ワードやパワーポイントで作成すると、「後から変更する」ことが簡単ですので、ぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

■まとめ

今回は、就業規則作成後のハンドブックづくりについて見てきました。

【3つのメリット】

1.「読んでみようかな」と興味を引く
2.自社の働き方が、より分かりやすい言葉で伝えることができる
3.入社する方、社員の家族、取引先にも渡せる「差別化ツール」になる

【ハンドブックづくり3つのステップ】
ステップ1 就業規則や、プロジェクトで行ったワークの成果物から、「何を書くか」を選定する
ステップ2 どんな風にまとめるかを話し合う
ステップ3 作業する

ぜひ、御社オリジナルのハンドブックを作ってみてはいかがでしょうか。