【プロジェクト型 就業規則作成】リーダーが知っておきたい個別面談のイロハ

【プロジェクト型 就業規則作成】リーダーが知っておきたい個別面談のイロハ

今日はプロジェクトメンバーのみなさんと個別に面談する日だニー。

普段は、複数のプロジェクトメンバーで話をするけど、今日はじっくり1対1で話ができるから、とても貴重な機会だニー。

「この人は無口だな」と思っている人でも、個別に話すと意外とたくさん話してくれたりするニー。

相手の話に対し、自分の耳を傾け、「良く聴く」ことはとっても大切だと感じるニー。

プロジェクトの合間に「個別面談」が必要な理由・メリット

プロジェクトを毎月実施する中で、必ずと言っていいほど「肝」になるもの、それが「個別面談」です。

プロジェクトでも顔を合わせているにもかかわらず、なぜ個別面談が必要なのか。

理由は2つあります。

1つは「発散する場」をつくるため。

人が行動を起こすのは「自分がそうした方が良いと思った時だけ」です。

さらに言えば、自分がそうした方が良いと思うのは、「発散」を有効活用する方法でも触れたとおり、自分の内に意見を秘めておくのではなく、しっかりと自分の意見を吐きだした後からです。

特に、個別面談という「安心安全な場」を確保した中で発散できる機会をつくることで、普段なかなか言えないことを口に出してもらう(もらいやすくする)目的があります。

もう1つは「信頼関係」を築くため。

人は、自分の話を親身になって聴いてもらった時「認めてもらえている」と感じます

例えば親子間や夫婦間で会話するときに「テレビを見ながら生返事をされる」のと「顔を向けて目を見て返事をされる」のでは、話し手としては全く印象が違うと思います。

ある若手研修の中で、必ずいれるカリキュラムの一つに「同期同志で悩みを共有する」というものがあります。

「解決しようとはしなくてよいです、ただ話を聴いてあげて、質問したり、自分がどう感じたかなどを共有してください」とだけ伝えます。

すると、会話時間はたった10分間ですが、自分の悩みを話した受講生は顔が明るくなり、一様に「スッキリした」と話します。

これは「相手に聞いてもらえた」という安心感から、承認欲求が満たされている状態だからです。

プロジェクトも同じで、途中で個別面談をして話を聴くことで「あなたの話を聴いていますよ」「あなたの存在を認めていますよ」というメッセージになり、互いに信頼関係を築くための促進につながります。

個別面談を実施する時期・タイミング・話す内容、テーマは?

(1)プログラムの2割ほど進行した時がオススメ!

個別面談を実施するのは、プロジェクト全体の2割程度進行したタイミングが適しています。

例えば1年間のプロジェクトであれば、2から3ヶ月目というわけです。

個別面談を実施する意味は「リーダーの想いを伝える」のではなく「メンバーの想いを聴くこと」です。
ですから、プロジェクト開始直後では「プロジェクトが何かもわかっていない状態」であり、意見を求められても「特に…」ということがあるからです。

(2)最大限のオープンクエスチョンで

話す内容は、正直なところ、どんなことでも構いません。

・プロジェクト始まったけれど、正直なところあなたの気持ちはどう?
・3ヶ月前の自分と今の自分をくらべて、何か変わったところある?
・普段仕事をしていて、「いいところ」と「もっとこうなれば良いのにな」と思うところは?

など。
大切なことは、「聴く」ことです。そのために「相手に話してもらう」ことです。

ですから、質問は「オープンクエスチョン」(答えがYes、Noで答えられないような質問)をしましょう。

「今言ったことって、◎◎ということ?」とこちらが答えを提示するのではなく
「今言ったことって、例えばどういうこと?」と聴く。

「プロジェクトをやっている意味がわからないって言ったけど、それはね」と説明しはじめるのではなく
「プロジェクトをやっている意味がわからない?」とそのまま繰り返す。

すると、相手はどんどん話してくれるはずです。

(3)実施日・話す内容は前もって知らせておく

時期・面談する内容に関してもう一つ大切なことは「この日に面談するよ」「だいたいこんな話をしようと思っているよ」ということは、少なくとも1週間、できれば2週間前までには伝えておきましょう。

「今日やるよ!」というとあまりに唐突で心の準備が出来ていないだけでなく、仕事を急に切り上げて面談を行うと、仕事が気になって集中できないことがあるからです。

何より、リーダー自身も「落ち着いた環境」で話してもらうことが大切だと思いますから!

個別面談の時に、「ついつい」やってしまっている3つの失敗

「せっかく設定した個別面談だし、いい場にしよう!」その想いはとても大切ですが、想いのあまりついつい「やってしまっていること」があります。

1 よい質問をして「相手の気持ちを引き出してあげよう、引っ張り上げてあげよう」とする

→無理やり引き出さなくても、「話そう」と思えば話し出すものです。
よい質問をしようという意識は大切ですが、答えを急ぐと「リーダーの自己満足面談」になりかねません。

2 気づいたキーワードは後から活かさないと!とメモをたくさん取っている

→メモを書いている間、その場はどうなっていますか?メンバーはどんな表情ですか?
できる限り、メモは面談が終わってから書きましょう。面談中は「しっかりと観察」しましょう。

3 時間はきっちり守らないと!と思い、時計を気にする

→「時間を気にすること」はとても大切ですが、チラチラ時計を見ると「忙しいのかな」「早く終わりたいのかな」と思うもの。
どうしても終わらないといけない時間があるのであれば、時計を見るのではなく「タイマー」を鳴らしましょう。

列挙すると、「そんなわかりやすい失敗例流行っていない」と思われるかもしれませんが、「ついつい」やってしまっていることが多いもの。
ぜひ、意識してみてくださいね。

■まとめ

今回は、個別面談のときにリーダーが知っておきたいイロハを見てきました。

1 個別面談の必要性・メリット
2 個別面談を実施する時期・タイミング・話す内容、テーマ
3 ついついやってしまっている3つの失敗

冒頭でも触れたとおり、個別面談は唯一、一対一でじっくり話せる貴重な場です。

だからこそ、お互いにとって、プロジェクトにとって、ひいては会社にとってよい場になるよう、工夫したいもの。

そのために「自分自身の心の在り方」はとても大切です。
自分自身が仕事でイライラしている時に面談をすると、相手にもそのイライラオーラが伝わります。
自分自身がその部下に対して偏見を持っていると、何を言ってもその偏見が邪魔をしてしまいます。

ここで触れたことを意識しながら、ご自身のこころを落ち着かせ、「話を聴こう」というモードに切り替えてからぜひ臨んでみていただけたらなと思います。

次は、みなさんの会社、みなさんの職場で「必要とされる行動」って何かというワークについて見ていきます。