【プロジェクト型 就業規則作成】キックオフ、開始時に押さえておきたい3つのポイント

【プロジェクト型 就業規則作成】キックオフ、開始時に押さえておきたい3つのポイント

今日から、ある会社様で新しくプロジェクトがスタートしたニー。

プロジェクトはプロジェクトメンバーだけで進行すけれど、はじめは「キックオフ」と称して全社研修(ミーティング)を開くニー。

「何が始まるの?」「就業規則変えるためにわざわざ研修?」なんて声も聞こえるニー。

でも、この「初め」が肝心だニー。

キックオフで「今からこんなことを始めるよ」と宣言しておくことで、「知らなかった」「勝手にやっているんでしょ」という状態がなくなるからだニー。

では、キックオフの際に押さえておきたいポイントを見ていくニー。

キックオフは雇用形態に関わらず必ず「全員」で~「私聞いていない」は命とり

わが社において、プロジェクト型で働き方改革を進め、その内容を就業規則に反映させていくことが決まった!

さて、次のアクションとしてどのようなことを行って行けばよいのでしょうか。

開始時にココだけは押さえておきたいというポイント3つを紹介します。

まず1点目は「キックオフは必ず全員で行う」ということ。

プロジェクトミーティングが始まると、メンバーだけで行うことになりますが、その前に必ず全員で集まり、「今から何を始めようとしているのか」を共有していることが大切です。

共有するメンバーは、正社員だけ、といった雇用形態を限定せず、全社員で共有します。

全社員で共有したいその理由は2つ。

1つは、「人ごと」にせず「自分ごと」として捉えるため。

プロジェクト型で進める大きな理由として「自社のこと、働き方を“自分ごと”として捉える」という意味合いがあります。

そう考えた時に、「勝手に集まってやっている」や「私聞いていないから」という状況は避けたいもの。

もう1つは、プロジェクトメンバーのやる気を高めるため。

全社員が集まった場で「選出されたメンバーを中心に進めて行きます」と発表されることで、気持ちが引きしまる、あるいはやる気・モチベーションが高まるといった効果があります。

また違う側面からみると、プロジェクトを社内で公言すると、後には引けなくなります。
成果が出なければ「集まってるけど、何をやってるの?」と言われてしまうかもしれません。

だからこそ、全員集まった場で「プロジェクトスタート宣言」をすべきです。

可能であれば、宣言だけではなく、全社員研修(次のコラムでご説明します)をすることをおススメします。

しかし、どうしても全社員が集まれない規模・事情がある場合は、朝礼の中やミーティングの中でお話いただくことでも構いません。

いずれにしても、全社員が「始まったんだな」ということを認識(この段階では理解しなくても結構です、認識してもらうことが大切です)する機会を作りましょう。

G+5W1Hを明らかにする

全社員を集め、キックオフを宣言。
しかし、「プロジェクトを始めます!」と言ったところで、大半の方のアタマの中は「??」となっているはず。

何を、どうして進めるのか。
なぜこんな時期にこんなことを?

疑問が渦巻きます。

ですから、せっかくの全社員が集まる機会に次の内容を必ず共有しましょう。

GOAL  ゴールはどこか

WHY   なぜするのか
WHAT  何をするのか
WHO   メンバーは誰か、メンバー以外はどうかかわるのか
WHEN  いつするのか、いつまでにするのか
WHERE どこでするのか、どこに向かうのか

これらを明確にしてからプロジェクトに望むことで、トップやメンバー自身もゴールに向かってより具体的なイメージを持つことができます。

トップが伝える熱い想いと本気度

押さえたいポイント3つ目は、「トップの想い」です。

プロジェクト自体進めて行くと、ある程度、組織内温度(やる気・モチベーション)は高まっていきます。

しかし、最終最後、どこまで高まるは「トップの意識」にかかっているといっても過言ではありません。
(参考:社内で実践!働き方改革20のステップ(6)課題を挙げよう~その1【意識編(トップの意識)】

プロジェクト開始時に、トップの口から熱い気持ちを語り、伝えることが出来るか。

とても重要な要素です。

人が動くのは「自分自身がそうした方が良いと思った時だけ」です。

人に命令されて動くのは、表面的な行動だけであり、本質(気持ち)は動きません。

一人ひとりの本質に訴えかけるためにも、「2.G+5W1Hを明らかにする」で記載した内容を、ぜひトップから語ってください。

なお、もちろん伝えた内容が100%相手に届くとは限りません。
これまでの経緯・風土がありますから。

ですから、「アツい想いを伝えたのに、反応が鈍い」と落胆する必要はありません。

あくまでも「今回の社長は、何か一味違うな。本気でやろうとしている」というそんな想いが伝わればそれで充分なのです。

次回のコラムでは、キックオフで取り組みたいワークをご紹介します。

■まとめ

今回は、キックオフ、つまりプロジェクト開始時に押さえておきたいポイントを3つお伝えしました。

1.キックオフは雇用形態に関わらず必ず「全員」で~「私聞いていない」は命とり
2.G+5W1Hを明らかにし、共有する
3.トップが伝える熱い想いと本気度

何事も「初めが肝心」と言われます。

もちろん、プロジェクトが進行するにしたがって「自分ごと」として捉えられるようになり、やる気・モチベーションは高まっていきます。

坂の上から、大きな重い石を転がすイメージです。

一旦転がり始めると、加速して「勝手に転がり」ます。

しかし、はじめだけは「転がそう」としなければ転がりません。

一人の力で大きな重い石を押すより、二人、三人と多い方が、押しやすくなります。

プロジェクトもまさに、一人だけで始めるより、二人、三人と仲間を増やしていった方が、転がり始めるのが早くなります。

ぜひ、全社員で集まって「よし!始めるぞ!」と宣言してみてくださいね。